作为管理者,当您在带领团队打拼时,是否遇到过以下困扰:

团队资料分散零乱,查找起来费时费力?

项目信息难以共享,团队成员重复劳作?

业务经验无法沉淀,知识资产流失严重?

团队/企业如何将知识进行有效地管理及合理的利用,显然成为了一个重要的工作。

随着互联网时代的来临,越来越多的企业已经认识到知识不仅是生产力的要素,更是经济发展的动力,只有实现了知识的积累和增值,企业才能够不断进行管理、产品研发、市场拓展和客户服务的创新,从而持续获得不断增强的核心竞争力。而构建企业知识库是能将知识进行有效管理及合理利用的重要手段。

为什么要构建企业知识库?

企业知识库的价值与作用:

一个企业里,若老员工离职或退休,会带走很多工作相关的资料,这样很多的经验也被带走了,后续人员又重新开始,不仅造成团队成员的重复劳作,最为关键的是员工累积的经验白白流失了,没有很好的在公司沉淀下来;而新员工的上岗培训往往也会花上大量的时间资源及人力资源。

构建企业知识库,将益于知识积累,便于汇聚公司的点滴知识,减少由于职员离开造成的各类损失;也会减少员工培训时间,新员工可以便利的从知识库中获得职位所需要的各类技能,减少员工的培训时间和公司的培训投入,进一步节约大量时间及人力资源。

构建企业知识库,将知识由一种无形的产物转化为一种有形的资源,是一个成功公司的管理诀窍。那么构建企业知识具体应该怎么做呢?

构建企业知识库应该怎么做?

企业的知识库内容主要包含了三个方面:

●工作人员岗位所需要的必要知识;

●企业经营管理中所产生的知识;

●企业不同岗位员工在提升的目标上所需要的知识;


将知识积累起来!

●构建企业知识库,将繁杂的知识内容(如方案、策划、制度等)和格式(如图片、Word、Excel、PPT、PDF等)分门别类的优化与管理。

●充分发动每个部门、每位员工,贡献自己所掌握的企业知识,积少成多,聚沙成塔。

●重视企业原有知识数据,进行批量导入,纳入管理范畴。


将知识整理起来!

●创建企业知识地图,清晰了解企业知识分布状况,提供管理决策依据。

●构建知识权限体系,对不同角色的员工开放不同级别的知识库,保证企业知识安全。

●注重版本管理,文件资料从初稿到最后一版,均有版本记录保存并清晰可查。


将知识应用起来!

●让知识调用更加简单,充分利用知识成果,减少重复劳动,提高生产力。

●依据知识库开展各部门各岗位的学习培训分享会,随时自我充电 ,成为“学习型团队”。

●支持异地协同,通过互联网获取知识库内容,为异地办公提供知识支持。

企业通过建立知识库,可以积累、保存信息和知识资产,为企业内部信息和知识的传播提供了平台,不仅实现了企业内知识的共享,也使得企业知识得到了很好的精炼和沉淀。目前企业知识库构建方案主要可以分为以下几类:

OA系统集成类:

在企业办公自动化的过程中,越来越多的OA系统集成了知识管理的模块。在实际应用中,OA系统集成类知识库往往体现以下特性:

●安全性:由于系统比较老旧,安全性一般。

●构建难度如何:构建难度高,系统管理员还需要做专门培训。

●现有知识迁移难度:较难

●使用者上手程度:大部分OA系统都比较老旧,使用体验较差。

●移动端使用体验:移动端使用体验参差不齐。

网盘类:

目前,越来越多的企业将现有的知识库迁移到了网盘应用上,以满足用户移动使用的需求。网盘类知识库具有以下特性:

●安全性:安全性较差,资料容易外泄。

●构建难度如何:构建简单,无需大规模软硬件资源投入;

●现有知识迁移难度:简单

●使用者上手程度:易上手,操作简单方便;

●移动端使用体验:较好。

SAAS云服务类:

随着云计算的发展,基于SaaS云服务的知识库方案已经逐步部署至各个企业当中。在实际应用中,基于SaaS的企业知识库方案体现出以下特性:

●安全性:安全性一般,并取决于SaaS厂商的能力。

●构建难度如何:无需额外软硬件资源,不需要额外增加专业的IT人员;

●现有知识迁移难度:简单

●使用者上手程度:易上手,随时随地都可使用;

●移动端使用体验:好。SaaS 产品更新速度快,手机、平板等移动设备的使用也会不断进行设计和优化,普遍具有良好的移动端使用体验。

由以上几类主流知识库构建方案的大致对比可以看出:一般的企业知识库构建方案往往面临以下挑战:新系统部署难、现有知识迁移难、使用者上手难、多硬件平台协作难等等问题。

数蚁团队知识库

数蚁作为一款支持私有化部署的SaaS云产品,具有易构建、知识迁移与备份简单、使用上手容易及移动端体验较好的优点。可以帮助企业打造一个高效、易用的云端企业知识库。

在数蚁上建立团队共享的知识库,通过全文检索和完善的信息组织架构随时随地获取团队的知识积累。

1、企业文件集中储存,构建企业知识库

将团队资料集中在一个安全的地方进行管理。您可以将大量资料文件集中存储在数蚁上并一一进行分类管理,做到事半功倍,井井有条。知识在数蚁上能以Word、Excel、PPT、PDF、视频、图片、音频等上百种格式存放,无需依赖任何本地软件、插件,便能随时完成文件的内容预览。数蚁让团队资料得以永久备份,避免文件流失给团队或组织带来巨大损失,也是构建企业知识库的有效开端。

2、数蚁云盾:可自定义水印,企业知识产权有保障。

企业知识库里的内容,都是企业极其宝贵的知识结晶。为保障企业知识库的安全性,以防企业内重要文档文件的外泄,可使用数蚁云盾功能。数蚁云盾通过为文件添加数字水印方式,强有力的保障企业知识产权。

数蚁云盾支持添加动态水印(防泄密、防截屏)、静态水印(版权声明)及电子签名。动态水印:访问者在预览和下载时,会将访问者的姓名及时间,以水印的形式添加到预览或下载的文件中;静态文件水印:访问者在预览文件时,会将你添加的水印文字或图片出现在访问者的预览的文件上。当然,你也可以选择同时添加这两种水印,为重要文件保驾护航。


3、共享协作

内部共享:提供预览、查看、下载、编辑、删除等多种功能权限,掌控文件管理权;

外部共享:支持对文件进行细粒度的权限设置,根据所需随时可移除分享链接,安全便捷对外分享。

多人实时在线协同的数蚁文档:多人编辑同一文档轻松实现且过程可控。值得一提的是,数蚁文档支持交叉引用存储在数蚁上的其他文件,在进一步提升企业员工的工作效率的同时,更好的帮助企业组织它的知识库架构。

传达高效准确:将工作内容书面化,在撰写团队资料时,可使用 @功能 快速通知邀请团队成员一起进行协作。


4、版本管理

记录文件不同版次,掌控文件变更演进

数蚁企业版对同一文件的版本历史记录可达100个,可以让您随时查看、下载和恢复;记录文件的相关操作记录,所有文件动态一目了然。

企业知识库的建立与完善,不仅需要日积月累,也离不开企业中每一位员工的贡献与奉献精神。一款优秀的企业知识库管理工具可以使企业工作效率显著提升、进一步增强团队凝聚力,从而增强企业核心竞争力。

数蚁助力企业构建企业知识库,企业可将大量的有价值的文件、方案等数据分类、分权限的存放管理在数蚁上。在数蚁的辅助下做到知识良好的积累、传承与共享。使企业完成知识的沉淀,进一步提升产品的竞争力,提高运作效率。这也是数蚁不断努力与创新的不竭动力。