谈到智能生活和工作,我们也许幻想过早上一起床被子自动叠好,窗帘自动拉开,刚到办公室电脑就接收到讯息为你自动开机等一系列的智能工作、生活场景。先别说这些幻想场景何时才能真正实现,残酷的现实却是由于日常工作的流程性问题,繁琐且重复的人工操作让工作十分低效,耗时。自动化可明显简化业务运营,软件算法能够准确完成一些人工操作,进而减少人工错误,提高生产力及效率。数蚁新增自动化功能,下面就和小蚁来一探数蚁自动化功能的究竟吧。

你可以在数蚁控制界面的左下方【控制台】-【自动化】中可以找到并使用它。

自动化功能所在位置

一、智能自动化

  • 文件汇总自动化

你想将你上传到数蚁内所有带有某个关键字的文件都汇总到一个统一的文件夹内,可以通过建立这样的自动化规则来实现。

规则截图

有了以上的具体规则,这时,比如你上传了一个名为"今日计划"的word文件,那么数蚁将执行事先你设置好的自动化规则,将此文件移动到"计划汇总"的文件夹内。以此类推,当你上传其他含有关键字"计划"的文件诸如:"七月计划"、"年中计划"、"今年计划"等文件,无需手动查寻转移以上文件,自动化规则会为您自动将这些文件都移动汇总到"计划汇总"的文件夹内。为你实现文件汇总自动化。

  • 文件备份自动化

你可以设置一个自动化规则,当你上传重要文件到数蚁上时,可以自动备份该文件到一个指定文件夹内。日后,就算是手误操作,不小心将该重要文件删除,你还可以在这一个备份文件夹找到该文件。我们可以假设一个具体的场景:你是一名产品经理,每次的产品设计原型图都会统一上传到数蚁上。但是其他同事的手误操作,将此sketch文件删除。为了避免这种情况,你可以建立一个这样的自动化规则来实现sketch文件的自动化备份。

规则截图

有了上方这个具体的规则,每当你上传的文件文件类型为sketch时,数蚁都会帮您执行之前设置好的自动化规则,将这些sketch文件复制一份到指定文件夹如"sketch备份"里。

  • 文件分类自动化

优化基于文件的工作业务流程,文件内容可按自动化规则进行自动分类。我们在这里举一个简单的栗子,当你有一堆图片素材,这些素材的数量十分庞大,并且它们是两种不同的格式:jpg和png混合存储在您的电脑上。你想把这些图片素材上传备份到数蚁上并且做好各自的分类,将jpg文件的图片素材放进一个文件夹备份存储好,再将png文件的图片素材放进另外一个文件夹里。如果一张一张的选择查看对应图片的文件后缀名再上传文件属实麻烦。数蚁的自动化可以轻松帮你实现文件的自动分类。

例如你可以这样编辑自动化规则:①当文件发生以下条件情况:操作条件为“已上传”,所在文件夹为“XX素材库”,再将其文件类型条件精确筛选为“jpg”则执行以下操作——移动文件至“jpg汇总”文件夹;②当文件发生以下条件情况:操作条件为“已上传”,所在文件夹为“XX素材库”,再将其文件类型条件精确筛选为“png”则执行以下操作——移动文件至“png汇总”文件夹。之后将这两条规则保存好,再将那一堆jpg和png混合的图片素材全部选中统一拖动到“XX素材库”数蚁就会自动将这一堆的素材分为两类存放在不同的文件夹中。

规则截图

通过简单的规则设置,便可实现文件分类的自动化,这样的好处不仅可节省人工存储、处理及分类大批量文档的成本,还能进一步标准化文件相关的工作流程。

二、协作自动化

  • 除了以上对文件的自动化汇总、备份及分类。数蚁的自动化功能还可以实现自动化邀请协作者。如在指定文件夹如"公司合同"中上传一个新的合同,便可自动邀请一个指定的协作者:如法务专员大A。法务专员大A便会自动收到一个被加入为协作者的通知。自此,每当你上传新的合同到"公司合同"的文件夹内,法务专员大A便会被自动加入为该文件的协作者,避免多次重复劳作,节约时间进而提高效率。
规则截图

一方面,自动化邀请协作者可显著提高工作效率;另一方面还能够有效帮助实现管理的自动化、科学化和有序化。

三、数据结构化

  • 为文件自动添加元数据模板

在解释怎样为文件自动添加上元数据模板之前,首先得为大家简单解释一下什么是元数据模板。通俗来讲,元数据模板就是通过设定元数据关键字和其对应的数据类型,将文件的属性加以完善。进而方便将一些非结构化数据转化为结构化数据,快速获取有用的数据。

例如你可以创建一个元数据模板,名为“图片素材”。属性关键词添加一些诸如:图片类型、颜色、大小、拍摄时间、分辨率、上传日期等。并将其对应的格式设置好,当新上传新图片到文件夹时,便可以对这些图片添加名为“图片素材”的元数据模板,再将对应的属性完善。随着上传的图片素材累积越来越多时,每一个图片都有其对应的独特属性方便日后管理及分析数据。

有了元数据模板,再配合数蚁自动化功能,便可成功实现自动为文件批量添加元数据模板。这里我们可以举一个具体的例子:企业在日常经营过程中往往会签订许多商业合同、劳动合同、服务合同和商标许可合同等。它们都被统一的存放在数蚁上。若你想将这些所有带有“合同”关键字的文件名文件在上传时都批量自动添加上对应的元数据模板,方便统一将一些非架构化数据转化为结构化数据,更好的将企业大批量的合同文件添加上完整的属性。

规则截图

你可以这样编辑自动化规则:当文件发生以下情况:操作条件为“已上传”,所在文件夹为“XX法务部”且文件名关键词含有“合同”两字,则执行以下操作——应用元数据XX模板。也就是说当有人上传文件名中含有关键词“合同”的文件,数蚁将为会为这些文件执行添加对应元数据模板的操作。这样当这个文件夹中的合同文件越来越多的时候,每一个文件都有其唯一的元数据属性,方便后续统一查看元数据报表或进行数据提取。

四、数据安全自动化

  • 为文件自动添加水印

自动批量为文件添加水印。将自动化规则设置编辑好,可针对特定文件夹、文件类型的种类、文件大小限定及文件名关键词执行生成水印的操作。例如你想将特定文件夹里的所上传的文件批量加上水印。可以执行以下具体操作:当文件发生以下条件情况:操作条件为“已上传”所在文件夹为“XX公司”则执行以下操作——生成水印。那么当有人上传文件到这个指定文件夹“XX公司”时,数蚁将自动为这些文件批量加上水印。

当然,以上举得例子只是自动化应用中的冰山一角,大家完全可以根据自己的业务流程定义一系列属于自己的自动化流程。

数蚁自动化功能为用户创造基于文件的自动工作流提供了基本的框架,用户可以利用这个框架发挥自己的创造力,结合自身实际工作的需求创造出各种多样的自动工作流程。之后数蚁的自动化功能中还会不断加入更多的可配置项目,包括公文审批,文件内容关键字分析等。